Manual de usuario

¿Qué son Bases Precargadas?

Bases precargadas es una herramienta que le permite almacenar en un lugar seguro archivos en formato Excel y CSV que tienen un uso constante e información relevante para que puedan ser utilizados en los envíos de los demás productos (SMS, Email, Push y Voz) que ofrece SMS Topleads, evitando así el proceso de cargar múltiples veces un mismo documento.

Los documentos cargados en el sistema se eliminarán automáticamente después de 90 días.

Objetivo

Almacenar archivos en formato Excel y CSV para ser utilizados desde los productos (SMS, Email, Push y Voz) que ofrece SMS Topleads.

¿Cómo acceder?

Para poder utilizar la herramienta, el usuario deberá seguir los siguientes pasos:

1. Acceder al siguiente link: https://movil.topleads.co/auth/login

2. Loguearse con su nombre de usuario y contraseña.

   Nota: los clientes que hayan adquirido la herramienta tendrán habilitada un usuario y una contraseña dentro de SMS Topleads.

3. Identificar el icono de herramientas, ubicado en la barra lateral izquierda del menú principal.

1. Hacer click sobre el icono anteriormente expuesto y dirigirse a la herramienta llamada Bases precargadas.

1. Hacer click sobre Bases precargadas y comenzar la experiencia.

¿Cuáles son las funciones del producto?

• Cargar archivos en formato Excel y CSV.

• Almacenar los archivos en un lugar seguro.

• Previsualizar los archivos.

• Descargar los archivos.

• Eliminar los archivos de forma manual y automáticamente.

• Enlazar los archivos con los productos (SMS, Email, Push y Voz) que ofrece

¿Cómo se utiliza?

Al ingresar a la herramienta la vista principal será la siguiente:

1. Acciones: Allí podrá encontrar las opciones de eliminar, previsualizar y descargar el archivo.

• Para una descripción detallada, haga clic en el desplegable.

1.1 Previsualizar: permite ver las primeras 10 filas del archivo y seleccionar la hoja que se desea observar.

Nota: En el caso expuesto, el archivo solo tiene 7 filas, por lo que no se mostrarán más resultados.

1.2 Descargar: guardará el documento en su ordenador, al dar click se generará una descarga automática del archivo.

1.3 Eliminar: borrará el archivo del sistema. Al dar click el archivo será eliminado automáticamente del sistema y al finalizar aparecerá un modal indicándole que la acción fue realizada.

Nota: Si un elemento se elimina no es posible recuperarlo, tenga cuidado de no dar click a esta acción, sino que está seguro de borrar el documento.

1. Estado: indica el estado activo o inactivo de los documentos. El estado inactivo se observará cuando ocurra un error con el archivo de lado del sistema de SMS Topleads.

2. Nombre de archivo: muestra el nombre del archivo que se cargó al sistema junto con la extensión a la que pertenece (xlsx, csv o xls).

3. Descripción: muestra la descripción del documento, este detallado es hecho por el usuario cuando está cargando el archivo al sistema.

4. Registros: indica la cantidad de filas que contiene el archivo. Si el archivo contiene más de una hoja, el sistema muestra el total de ambas.

5. Uso único: muestra si (Sí) el documento está marcado para ser o no (No) de uso único, esto lo configura el usuario al cargar el archivo al sistema.

6. Vigencia (días): muestra los días que le quedan al archivo en el sistema, al cargarlos aparecerá con 91 días y desde ese momento empezará a hacer un conteo regresivo que actualizará diariamente este valor hasta llegar a 1 día.

7. Fecha creación: muestra la fecha en la que el archivo fue cargado en el sistema.

8. Productos habilitados: muestra gráficamente el/los productos (SMS, Email, Push y Voz) para los que el usuario habilitó el archivo al momento de cargarlo en el sistema. Al colocar el cursor sobre los iconos se mostrará el producto al que hace referencia.

1. Cargar archivo: permite cargar los documentos al sistema.

   Para una descripción detallada, haga clic en el desplegable.

Al hacer click sobre “Cargar archivo” se desplegará el siguiente modal:

10.1 Selecciona el origen de los datos: permite seleccionar desde su ordenador el archivo a cargar en el sistema. Para hacerlo debe dar click en el botón “Cargar” ubicado en la parte derecha del recuadro, después de hacer click aparecerá el siguiente modal:

Para continuar se debe seleccionar una de las dos opciones Excel o CSV.

a. Excel: debe seleccionar la opción en el círculo que se encuentra a la derecha de la opción y dar click en siguiente.

Al hacer click en siguiente será conducido a un modal donde podrá encontrar una serie de recomendaciones para la carga del archivo y los formatos soportados para evitar inconvenientes.

Para continuar debe dar click en “Selecciona el archivo”. Una vez de click podrá escoger desde su ordenador el archivo que desea cargar en el sistema.

Al continuar aparecerá una vista como la siguiente, donde podrá previsualizar las 10 primeras filas del archivo y seleccionar la hoja que desea ver.

Para continuar debe dar click en cargar. Al continuar, será dirigido a un modal donde podrá continuar configurando los siguientes pasos para cargar el archivo.

b. CSV: debe seleccionar la opción en el círculo que se encuentra a la derecha de la opción y dar click en siguiente.

Al hacer click en siguiente será conducido a un modal donde podrá seleccionar el separador del archivo, ver una serie de recomendaciones para la carga y los formatos soportados para evitar inconvenientes.

Entre las opciones de separador tendrá las siguientes:

Una vez seleccionado el separador aparecerá habilitada la opción “Selecciona el archivo”.

Al dar click en “Selecciona el archivo” podrá escoger desde su ordenador el archivo que desea cargar en el sistema.

Al continuar aparecerá una vista como la siguiente, donde podrá previsualizar las 10 primeras filas del archivo.

Para continuar debe dar click en cargar. Al continuar, será dirigido a un modal donde podrá continuar configurando los siguientes pasos para cargar el archivo.

10.2 Base de datos de único uso: podrá marcar o no el archivo con la opción de único uso haciendo click en el cuadro de select. Este paso es opcional.

10.3 Productos habilitados: podrá seleccionar el/los productos en los que se habilitará el archivo. Este paso es obligatorio.

Nota: tenga en cuenta que si quiere utilizar el archivo en un producto y no está habilitado, este no le aparecerá entre las opciones.

10.4 Descripción: podrá escribir una descripción sobre el archivo con el fin de hacer más fácil su identificación. Este paso es opcional.

Para finalizar todo el proceso debe dar click en continuar. Al hacerlo, el archivo se cargará en el sistema y se le mostrará un mensaje indicando el éxito de la acción.

Al finalizar podrá encontrar el archivo entre la tabla de la vista principal de la herramienta.

1. Realizar una búsqueda: permite buscar por cualquier carácter alfanumérico un archivo por su nombre.

2. Selección: permite escoger la información relevante y desestimar la innecesaria de la tabla para ver solo las opciones habilitadas por usted como usuario.

   • Acciones.

   • Estado.

   • Nombre de archivo.

   • Descripción.

   • Registros.

   • Uso único.

   • Vigencia.

   • Fecha creación.

   • Productos habilitados.